মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ফিচারগুলোর যথাযথ ব্যবহার বাড়াবে কাজের গতি। ছবি: সংগৃহীত
আধুনিক জীবনে প্রতিনিয়ত নানা কাজে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহার করতে হয়। দিন দিন এ ধরনের কাজের সংখ্যা বেড়েই চলেছে। এই বোঝা কমাতে পারে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ফিচারগুলোর যথাযথ ব্যবহার। অনেক সময় ওয়ার্ডের বিভিন্ন কার্যকরী ফিচার আমাদের নজরে থাকে না। প্রযুক্তিবিষয়ক সাইট হাও-টু গিক মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কিছু টিপস নিয়ে একটি নির্দেশনামূলক প্রতিবেদন প্রকাশ করেছে, যা আজকের আয়োজনে থাকছে।
অটোসেভ
পিসি বা ল্যাপটপ কাজ করার সময় যদি হ্যাং করে বা এমএস ওয়ার্ড ক্রাশ করে, তাহলে আগের করা কাজগুলো হারিয়ে যেতে পারে। এমন পরিস্থিতি এড়াতে ফাইলের ওপরে ‘অটোসেভ’ অপশনটি চালু রাখুন। এটি নিশ্চিত করতে প্রথমে ‘ফাইলস’ অপশনে যান, এরপর ‘অপশনসে’ ক্লিক করুন। পপ-আপ উইন্ডো থেকে ‘সেভ’ ট্যাব বেছে নিন এবং ‘অটোসেভ ফাইলস স্টোরড ইন দ্য ক্লাউড বাই ডিফল্ট’ বাক্সে টিকচিহ্ন দিন। এর পর থেকে ফাইল বা লেখা হারিয়ে ফেলার ভয় অনেকটাই থাকবে না।
পেজ ব্রেক
দুটি প্যারার মধ্যে স্পেস দেওয়ার জন্য এন্টার ব্যবহার না করে পেজ ব্রেক ব্যবহার করুন। এটি বড় কনটেন্টের জন্য বিশেষভাবে কার্যকর। পেজ ব্রেকের মাধ্যমে ওয়ার্ডকে নির্দেশ দেওয়া যায় বর্তমান পৃষ্ঠা শেষ করে নতুন পৃষ্ঠা শুরু করার জন্য। সেকশন ব্রেক ব্যবহার করে একটি লেখা ভাগ করে ফেলা যায়, যেখানে প্রতি সেকশনে আলাদা ফরম্যাটিং করা যায়। এটি এডিটিং ও প্রুফ রিডিং সহজ করে। কোনো লেখার ব্রেক যোগ করা খুবই সহজ কাজ। প্রথমে যে জায়গায় ব্রেক যোগ করতে চান, সেখানে মাউস কারসর নিন। এর পর ওয়ার্ড ফাইলের ওপর থেকে ‘লেআউট’ ট্যাব বেছে নিন। ‘ব্রেক’ অপশনে ক্লিক করে সেখান থেকে পেজ ব্রেক বা সেকশন ব্রেক বেছে নিতে পারবেন।
ডিফল্ট হেডিং স্টাইল আপডেট
হেডিং স্টাইল ফাইলের স্ট্রাকচার যোগ করে। এটি পাঠককে দ্রুত বিভিন্ন সেকশনে নিয়ে যেতে সাহায্য করে। এ জন্য হোম ট্যাব থেকে স্টাইলস অপশনে যে হেডিং এডিট করতে চান, তার ওপরে ডান ক্লিক করুন। এর পর ‘মডিফাই’ অপশনটি বেছে নিলে একটি নতুন উইন্ডো চালু হবে। এখানে হেডিংয়ের লেখা, রং, আকার, ফন্ট সবকিছু পরিবর্তন করে নিতে পারবেন। পরবর্তী সময়ে ব্যবহারের জন্য এ পরিবর্তন সেভ করে রাখতে ‘নিউ ডকুমেন্টস বেজ অন দিস টেমপ্লেট’ অপশনে চাপুন। এর পর ‘ওকে’ অপশনে ক্লিক করুন।
ফোকাস মোড
বড় রচনা লিখতে গিয়ে মনোযোগ ধরে রাখতে ফোকাস মোড ব্যবহার করুন। এটি চালু করতে ‘ভিউ’ ট্যাবে যান এবং ‘ফোকাস’ আইকনে ক্লিক করুন। এটি চালু হলে পৃষ্ঠা বাদে সবকিছু স্ক্রিন থেকে সরে যাবে। ফলে আপনি কেবল লেখার ওপরেই মনোযোগ দিতে পারবেন।
স্বয়ংক্রিয় রেফারেন্স
গবেষণাপত্র বা কোনো নিবন্ধ লিখতে গেলে স্বয়ংক্রিয় রেফারেন্স ব্যবহার করতে পারেন। এর জন্য ‘রেফারেন্সেস’ ট্যাবে গিয়ে ‘সাইটেশনস অ্যান্ড বিবলিওগ্রাফি’ বিভাগ থেকে সঠিক সাইটেশন স্টাইল বেছে নিয়ে ‘ইনসার্ট সাইটেশন’ অপশনে ক্লিক করুন। এরপর ‘অ্যাড নিউ সোর্স’ চাপুন।
এবার একটি নতুন উইন্ডো চালু হবে, যেখানে প্রয়োজনীয় তথ্য যোগ করুন। তথ্য যোগ করে ‘ওকে’ অপশনে ক্লিক করুন। এর পর ওয়ার্ড সব নিয়ম মেনে সঠিক উদ্ধৃতি তৈরি করে দেবে।
/আবরার জাহিন