আপনার পাঠানো ই-মেইল যাতে প্রাপকের নজরে আসে সেজন্য ৭টি টিপস শেয়ার করেছেন ই-মেইল এক্সপার্ট জনাথন বর্গ।টিপসগুলো হলো-
সাবজেক্ট লাইন: মনে রাখবেন আপনার পাঠানো ই-মেইলগুলোর সাবজেক্ট লাইন দৃষ্টিগোচর হওয়ার পরও প্রাপক তার মধ্যে মাত্র ২০ থেকে ৪০ শতাংশ খুলে দেখবে। আপনার ই-মেইল যাতে বেশি করে খোলা হয় সেজন্য ছোট, চোখে পড়ার মতো এবং তথ্যপূর্ণ সাবজেক্ট লাইনের কথা চিন্তা করুন। আপনি আগ্রহ উদ্রেক করার মতো তথ্য লিখতে পারেন, যেমন- ‘সেলস ই-মেইলের ভবিষ্যৎ’ বা একটু রহস্য রেখে দিতে পারেন, যেমন ‘একটি অদ্ভুত প্রশ্ন’। আপনি ব্যক্তিগত সাবজেক্ট লাইনও উল্লেখ করতে পারেন, যেমন- রায়হান কবির সাহেব আমাকে আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করতে বলেছে।
আপনার টোন: নিজেকে এমনভাবে উপস্থাপন করুন যাতে অন্যরা সহজে আপনার সঙ্গে কানেক্ট করতে পারে। আপনাকে বোঝাতে হবে যে, আপনি কোনো ম্যাস ই-মেইল পাঠাচ্ছেন না এবং প্রাপক যেন আপনার ই-মেইলের উত্তর দেয় সেটাই আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ। ‘ডিয়ার স্যার অর ম্যাডাম’ এবং অন্য যেকোনো আনুষ্ঠানিক সম্বোধন এড়িয়ে যাওয়াই উত্তম।
ই-মেইলের বিষয়বস্তু: আপনার ই-মেইলগুলো সংক্ষিপ্ত ও সহজ রাখুন যাতে প্রাপকের তা দ্রুত বুঝতে সুবিধা হয়। আপনি যাদের ই-মেইল করবেন তারাও তাদের কাজ নিয়ে ব্যস্ত থাকবে, তাই আপনাকে তাদের মধ্যে আগ্রহ সৃষ্টি করতে হবে। একটু গবেষণা করে নিন তাদের ব্যাপারে এবং তাদের আগ্রহের বিষয়গুলো জেনে নিন। তাদের সঙ্গে আগে থেকেই পরিচিত হয়ে নিন আর তা সম্ভব না হলে তাদের কোম্পানির কাজের ব্যাপারে বিস্তারিত জেনে নিন। কেন আপনি তাদের ই-মেইল করছেন সেটা স্পষ্ট করে উল্লেখ করুন। কীভাবে আপনি তাদের কাজে আসতে বা সমস্যা সমাধান করতে পারবেন সেটাও লিখে দিন।
ই-মেইলের শেষাংশ: ই-মেইলের শেষাংশে পরিষ্কার করে কোনো পদক্ষেপ নেওয়ার কথা উল্লেখ করুন। আপনার প্রাপক যেন সহজেই আপনার মিটিং, ফোন কল বা পণ্যের ডেমো প্রদর্শনী দেখার জন্য সহজে রাজি হয়ে যায় সেটা নিশ্চিত করুন। যদি আপনি চান তারা আপনাকে কল করুক, তাহলে লিখুন ‘আরও জানতে এখনই এই নম্বরে কল করুন’।
ই-মেইল পাঠানোর সময়: যখন আপনার প্রাপকরা ফ্রি থাকবেন তখনই তাদের সঙ্গে যোগাযোগ করুন। সপ্তাহের প্রথম কর্মদিবসের মতো ব্যস্ত দিনগুলোয় যোগাযোগ এড়িয়ে চলুন। ভালো হয় যদি আপনি সপ্তাহের মাঝামাঝি মধ্য দুপুরের দিকে ই-মেইল পাঠান, কারণ তখনই ই-মেইল পাঠাবার উপযুক্ত সময়।
আপনার ভাবমূর্তি: সরাসরি বা অনলাইন সব ক্ষেত্রেই ফার্স্ট ইম্প্রেশন গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ই-মেইল লেখার টোন ও ধরন দেখেই আপনার প্রাপক আপনার ব্যাপারে ধারণা তৈরি করে নেবে। তাই আপনার ই-মেইলকে প্রফেশনাল, স্পষ্ট ও সহজবোধ্য রাখুন। ই-মেইল বেশি ঘষা-মাজা করবেন না, তাতে ই-মেইলের চেহারা নষ্ট হতে পারে, তবে জরুরি কিছু হলে তা বোল্ড বা বুলেট পয়েন্টের মাধ্যমে তুলে ধরা যেতে পারে।
আপনার হোমওয়ার্ক: আপনার নিজের কাছে প্রথমে একটি সেলস ই-মেইল লিখুন। নিজেকে আপনার প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে চিন্তা করুন। এরকম ই-মেইল চোখে পড়লে কি আপনি নিজে তা খুলে পড়ে দেখবেন? আর পড়লেও দুই সেকেন্ডের বেশি সময় আপনি তা পড়বেন কি না। যদি সেরকম না হয়, তাহলে আপনি কীভাবে ই-মেইলকে আরও কার্যকর করে তুলতে পারেন, সেটা ভেবে দেখুন।
হয়তো এই ৭টি টিপস পড়ে আপনার মনে হতে পারে, ‘আমি তো এগুলো এমনিতেই জানি।’ কিন্তু তারপরও আপনার সর্বশেষ পাঠানো ১০টি সেলস ই-মেইল খুলে পড়ে দেখুন একজন সমালোচক হিসেবে আর দেখুন আপনি এই ৭টি টিপস মেনেছেন কি না।
কলি
-1722057577.jpg)
-1722051828.jpg)
